社会保険の調査がきた場合の対応と注意点

✅　封筒を開けたら社会保険の調査だった

✅　調査なのかわからないが、たくさん書類を用意する必要があるようだ

✅　用意する書類一覧だが、何をどう揃えるのかわからない

✅　労働時間の記録がない、どうしよう

✅　国に届けている報酬金額が実際の支払金額と違うんだけどどうしよう

✅　行政機関に対応できようように書類・資料の内容を整備できない

✅　顧問税理士はいるが、社会保険の資料の記載内容は労務なのでどうしたものか

✅　資料は用意できるが、法律通り加入させていないなど特殊事情がある

✅　外国人の加入や報酬変更などをやっていない、どうしよう

✅　調査書類の提出期限まであまり時間がない

✅　年金事務所とできればやりとりしたくない

✅　代わりに社会保険労務士に国に対応してほしい

当事務所と顧問契約がない企業様でも対応させていただきます。ただし、原則、賃金台帳など帳簿確認が必須になりますので、関東圏の企業様で対応させていただければと思います。

当事務所は、開業以来、様々な業種の社会保険の調査対応をしています。

たとえば、次のような、決して公にはできない個別状況があった場合に対応してきています。

 

●数百人の従業員のうち、外国人が数十名いるけど、社会保険に入れていない。

●皆、入社して3か月間は社会保険に入れていなかった。

●役員報酬を半分の金額で届け出たままだ。

●加入したくないと言っている従業員を加入していない。

●少し前に、調査の通知がきたけど対応していない。

●労働時間の記録がないけど不安だ。

●出勤簿は、出勤か休日かがわかればいいのか。

●報酬の変更を届け出てないけど、どうなるのか。

 

社会保険のことはわかっているけど納得いかない・・そんな話もお聞きしますのでご相談いただければと思います。

社会保険調査の本筋を熟知していますので、一度、相談されることをお勧めします。

まずは、お気軽に、ありのままをお話しください。そのうえで、対応で回避できる部分、回避できない部分などをわかりやすく、説明させていただき、可能な限り、対応方法をお話させていただきます。

 

相談のみで対応可能なケース、対応業務を受託させていただくケースがあります。後者の場合には、企業規模（取締役を含めた人数）や資料準備などにより、確認のうえ、金額を提示させていただきます。そのうえで、依頼するかどうかを決めていただければと思います。

 

スポット相談（低額）をお問合せフォームなどからお申込みいただければ、対応させていただきます。

 

一般に社会保険料の負担の大きさから、社会保険の適用を拒むケースがあります。

 

会社にとっては、とてつもないコストとですから「払ってられない。高いもん」となるのも無理もないかもしれません。ただ、民間保険と違い、社会保険など国の保険は、法律で義務となっていますので、避けて通れない仕組みなのです。

 

・「従業員が払いたくない、入りたくないと言っている」

・「経営業績が悪化して払えない」

・「加入すれば手取りが下がると言って従業員が退職してしまう」

・・・当事務所にもこのような声が寄せられます。法律で適用（加入）が義務になっている以上、会社や従業員の意思で決定されないのは言うまでもありません。

 

ここで、社会保険の制度の中身を軽くご案内しておきます。社会保険の制度特性は、「社会保険には給付がある」ことにあります。

 

まず、年金制度についてです。

年金制度の給付は大きく３つあります。

●老齢年金　➡　俗に、一般の人々が「年金、年金」というとこれをさします。言うまでもありませんが、老後の生活資金になります。

●障害年金　➡　通常の状態より、精神的に身体的に機能が衰えた状態を「障害」といいます。障害の初診日に加入していた年金制度（国民年金か厚生年金か）により、障害等級に該当した場合に支給となります。保険料の納付要件もあります。初診日より後で加入しても障害年金で保護されなくなります。ほとんどの傷病が対象となります。

●遺族年金　➡　配偶者が死亡したときに支給対象となります。

このように大きく3つの年金制度がありますが、特に問題になるのが、障害年金や遺族年金です。

 

次に、健康保険についてです。

健康保険制度の給付はたくさんあります。

・医療機関にかかった際に受けられる現物給付（診療行為が給付です）

・けがや病気で休んだときの傷病手当金（給料に代わる所得補償です）

・医療費の限度額適用（一定限度を超えた分は支払わなくて済みます）

・葬祭料

・・etc・・・・

 

コストである保険料は確かに安くはありません。しかし、給付面を挙げますと、社会保険に未加入の措置をとることは、従業員の万一の保険事故の際に、受けられるであろう年金や健康保険の給付の受給権を発生させないことに直結するものです。訴訟になることも稀ではありません。

 

なぜ、国の保険は民間のものとは異なり、強制加入であるのか、その理由はここにあります。保険事故に応じて強制的に保護する仕組みになっているのです。言わば、車の自賠責保険が強制になっていることと同じです。

ここが、直接の給付がない税制度と異なる点です。

 

なるほど、社会保険労務士の理屈や国の法律もわかった。

でも・・・

・「払えないものは払えない」

・「無い袖は振れないよ」

・「納得いかない」

・「従業員が反対しているから入れれば辞めてしまう」

という場合で、社会保険の調査対応をしなければいけない状況になっている場合には、ぜひ、当事務所にご相談ください。

 

当事務所は、開業以来、様々な業種の社会保険の調査対応をしています。

たとえば、

●数百人の従業員のうち、外国人が数十名いるけど、社会保険に入れてない。

●皆、入社して3か月間は社会保険に入れていなかった。

●役員報酬を半分の金額で届け出たままだ。

●加入したくないと言っている従業員を加入していない。

●4月28日入社の従業員を5月1日加入にしている。

●報酬が2等級以上変動している従業員が複数名いるが、国に報酬変更の届出を出していない。

 

そんなことはわかっているけど納得いかない・・そんな話もお聞きしますのでご相談いただければと思います。

 

以下で、社会保険調査を中心にさらに具体的に説明します。

「・・・事業所様の社会保険事務の適正化を図るため・・実施します」

 

このような旨の「社会保険事務の調査について」の通知がくることがあります。

通知は年金事務所から送付されるのが一般的です。

 

調査は総合調査と言われるもので、時季に関係なく随時行われています。

これは、７月１０日までの算定基礎届とは別なものになります。

 

社会保険の調査は、年金事務所に出頭することになりますから、時間が取られます。

※ときどき、資料などの送付対応で足りるとされている場合もあり。いわゆる郵送の場合ですが、行政の担当者に合わないからと気軽考えるのはやめましょう！

 

社会保険の調査が入った場合、手ぶらで体だけ来てくださいというはずはありませんから、持参する書類もあります。

 

調査の目的や内容によっても異なりますが、社会保険の調査では、主に、次のような書類、もしくは、これらの一部を揃えなければなりません。※管轄の年金事務所により違いがあります。

 

• 賃金台帳
• タイムカード、出勤簿
• 源泉所得税の領収書
• 一人別源泉徴収簿
• 就業規則・賃金規程
• 雇用契約書
• 労働者名簿

など

 

調査によっては、過去の社会保険の取得・喪失の書類も対象になります。

 

賃金台帳、出勤簿、就業規則・賃金規程なども労働基準監督署の調査と同じではないかと思われますが、労働基準監督署と見る視点が違います。

 

当事務所は、様々な業種の社会保険の調査も数多く対応させていただいておりますが、年金事務所が見る視点は、労働基準監督署や公共職業安定所とはまるで違います。資料の取り扱い方も違います。

 

もし、御社に年金事務所から調査の通知が届きましたら、早めにご連絡ください。

迅速で適切な段取りと資料の整理をサポートさせていただきます。

期限があまりないことも多いですから、ご連絡いただければできる限り迅速に対応させていただきます。

 

◆遠方の企業様でも相談を受けておりますが、遠方の場合は、電話相談とさせていただいております。

　なお、社会保険加入相談は、有料となっております。

 

年金事務所の調査以外に、会計検査院の調査があります。

 

会計検査院の調査は、年金事務所の調査とどう違うのでしょうか。

 

一言で言うと、会計検査院の調査は容赦なしです。

 

会計検査院の調査は、税務関係の書類データと突合したりもしますのでシビアです。

 

そもそも会計検査院は、助成金の受給企業の調査もしますが、年金事務所より上位でかつ独立した機関です。

 

年金事務所が企業から社会保険料を適正に徴収しているかの調査も行います。

 

年々社会保険の調査が厳しくなっていると受け止めておきましょう。

 

３年から５年に一度、毎年７月の算定基礎届（報酬月額と保険料を確定させるもの）を提出させるときに、調査を兼ねて、賃金台帳や出勤簿、源泉徴収票などを提示・提出させる場合があります。

 

気になる点などございましたら、お問合せください。

 

社会保険の加入を徹底していくという動きが続いています。また、未加入の企業の多くが小規模企業である実態もあります。

 

「こんな小さい会社に社会保険の加入を迫ってこなくたって・・・」との思いもありますが、未加入の多くが小規模企業のようです。

 

一応、調査が入った場合に備えて、調査で何を見られるのかについて知っておきましょう！

 

社会保険は、健康保険と厚生年金保険をいいます。

加入や喪失、保険料の徴収は会社が行うことになっています。

 

社会保険の調査は、こうした手続きが正確に行われているかを確認するために行われます。

 

調査の主なポイント

• 対象となるパート・アルバイトの加入はしているか
• 外国人の加入は適正に行っているか
• 社会保険の加入時期は適正か
• 社会保険の標準報酬月額は適正か
• 給料の変動があった場合に報酬月額の届け出は行っているか

　※標準報酬月額とは、ざっくり言えば支払っている給料の金額だと考えてください。

• 賞与支払届の提出漏れ、届出に誤りがないかどうか
• ６０歳になる従業員を加入しているか

 

加入していないと大きな痛手を負うことも・・・

社会保険の加入基準を満たしているのに加入を怠った場合は、入社日または加入要件を満たした日まで遡って、最大２年間の保険料支払いを要求されることがあります。

 

たとえば、

社会保険料の従業員負担が月々２万円とすると、従業員は最大２４万円を調査後にまとめて 負担することになります。会社の負担も同額です。

なによりやっかいなのは、従業員に社会保険のことを説明し、遡って徴収することを伝えなければならないことです。

 

従業員から遡って保険料を徴収することになると従業員の負担は重く、うまく徴収できないときには、結果として、会社が負担するケースもあります。

 

調査では、今後、改善する気があるのか、どのように改善するのかについても見られます。

 

社会保険の未加入は、従業員が、退職後に年金事務所に行くケースもたくさんあります。この場合には、健康保険の給付よりも、将来訪れるであろう厚生年金の受給に関係する問題が多いように思われます。

 

一定以上の賃金の変動がある場合は、報酬月額変更が適切になされていないと、これもまた遡って指導されることになります。

当事務所でも、お客様からの依頼で、結果的に2年ほど遡って、2年会で2回に渡る報酬月額の変更を提出しなければならなかった例もあります。

 

その場合、従業員に報酬月の変更を〇月からという旨と社会保険料の金額の差額徴収をする旨を説明し、実施しなければいけなくなります。

 

この指導が入りますと、従業員ごとに、シミュレーションして正しい保険料額と控除済みの保険料額から差額を算出しなければならず、かなりの負担になります。

社労士に委ねることをお勧めします。

 

さらに、パート・アルバイトは、社会保険の加入漏れが多い労働形態です。

 

社会保険の加入対象者かどうかは、労働時間と労働日数で決まるものです。

 

労働時間と労働日数が、正社員の４分の３以上の従業員が社会保険の加入対象になります。

 

たとえば、

正社員が、1日８時間、１週４０時間の所定労働時間、月２２日の労働日数とします。

従業員Ａ　　１日６時間、１週３０時間の所定労働時間、月１７日の労働日数

従業員Ｂ　　１日８時間、１週３５時間の所定労働時間、月１６日の労働日数

 

この場合、

従業員Ａは、社会保険の加入対象になり、従業員Ｂは、社会保険の加入対象外になります。

 

御社のパート・アルバイトでも確認する必要があります。また、有期雇用契約で働く従業員の場合の社会保険加入の基準が変更となる予定です。

 

有期雇用契約の契約の記載内容により変わってきます。この点も注意が必要です。

 

厳しい社会保険財政が前提にありますから、社会保険の調査は余談を許さないようです。

 

いかがでしょうか？社会保険の調査は嫌なものですが、対応しないわけにはいきません。また、社会保険料というコストがかかる領域ですので、できれば避けたいところです。

 

ぜひ、調査現場を熟知している社会保険労務士にお任せください。