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就業規則はなぜ必要か

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1 なぜ、就業規則、就業規則と言うのか

 ”就業規則””就業規則”というのには理由があります。

企業が叫ぶのは、必要と感じてきたから、あるいは、何か出来事があって、就業規則がないと、あるいは、ちゃんとしたものでないと「まずい」と感じたからだと思います。

 

中には、最初からきちんと備えておこうとする企業もあります。従業員の人数が増えてきて、作っておかないととなる企業もあります。

労働基準法があるから作成しておくという企業もあります。労働基準法にあるということは、労働基準監督署に指摘される対象物ということになることが大きいのだと推察します。

 ●業種を問わず、従業員10人以上の企業では、就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出ておかなければなりません。これは企業に義務として課せられていますので、残念ながら何とかなるという抜け道がありません。硬い話で恐縮ですが、企業の都合を言ったところでここは動かないのです。したがって、ここに合わせて対応するしかありません。

ただし、法律は、10人以上の事業所に作成・届出をせよと言っているだけで、経営状況はまったく視野に入れていません。

当事務所では、「従業員を1人でも雇用したら就業規則が必要です」と案内させていただいております。決して就業規則で儲けたいとの意図ではなく(もちろん、ボランティアではできませんが・・・)、1人も何万人も、組織になっているか否かの違いはあっても、従業員の人数と労務管理は大きく違いません。

秩序を乱した従業員に対応するシーン、解雇や退職勧奨のシーン、労働条件を変更するシーン、残業代のシーン、労働時間体制の変更のシーン、パワハラのシーン、有期雇用労働者の更新しないシーンなど様々な労務のステージがありますが、規模により対応は変わりません。

 

就業規則を整備し、その規定にあたる事実を明らかにし、規定をあてはめる。こうした基本作業は一緒です。

ゆえに、1人でも雇用したら就業規則は必要ですと案内させていただいております。

 

 ●就業規則とは、企業や事業場ごとに決まっている職場のルールを体系的に整備したもので、端的に言えば、従業員と企業との契約内容の基礎になるものです。法律ではありませんが、大げさに言えば職場の法律といってもいいでしょう。

大切なのは、労働基準法云々ではなく、就業規則の内容が、雇用契約に落とし込まれるということです。つまり、雇用契約書に書いていなくても、雇用契約上の約束事として評価されることになります。ただし、就業規則の規定が合理的であるならばですから、無茶苦茶な規定は規定があっても問題になります。

 

では、作成・届出をしていないとどうなるのか。

         ↓

㋐労働基準監督署の呼び出しの際に持って行けず、是正対象になります。

㋑労働基準監督署の労働条件等の調査、あるいは、定期調査の際、提示できないことで、是正対象になります。

㋒労働基準監督署等に駆けこまれた場合、行政機関に提示できないことで是正等を受けます。

㋓年金事務所やハローワーク(公共職業安定所)で求められた際に、ないことで管轄の労働基準監督署に通報される場合があり得ます。

㋔ハローワーク(公共職業安定所)の求人で問題が指摘された際に、提示を求められても示すことができず、指摘等を受ける場合があり得ます。

⇒ 特に、法令違反等が原因で求人拒否になった場合、事後的に確認を求められた場合、提示できないことで、指摘または労働基準監督署への通報等になる場合があります。

㋕従業員との主張の食い違いが発生(いわゆる労務問題の発生)した場合、就業規則に関連する内容の場合、就業規則がないなど、適切に示すことができないことで、従業員から、労務管理上の問題もしくは労基法違反の問題として主張材料になる可能性が高い。その場合、就業規則の点で企業側の立場が不利になる可能性が出てきます。

㋖働く従業員は、ちょっとしたことでも、企業の労務ルールを確認したいと考えるのが当然の思考です。その際に、就業規則がないことで、従業員から問題提起されたり、行政に告知されたりする可能性があります。

㋗従業員からすると、勤める企業の労務ルールが明確になっていないことで、安心して勤務することができず、労働の士気低下の要因にもなり、企業としては損失になります。

⇒ この点の影響が最も大きいかと思われます。特に、企業の現場では最後の3つが非常に重要です。

ちなみに、もし、就業規則がない場合には、それまでの取り決めや扱い方が労使慣行として評価される可能性があります。「就業規則がないのだから法的にも指摘できないだろう」このような声も少なからずあります。しかし、この点は注意が必要です。

2 ネット上のタダで入手できる就業規則でいいではないか。

就業規則がいかなるものかご存知ない場合には、とにかく、「紙に労働時間とか決めておけばいいんだろう」などと、ネット上の就業規則を活かそうとしがちです。特に、小さな企業でこの傾向が顕著です。タダなのですから無理もありません。

 

 ●ネット上で発見したブログやホームページ(HP)等で示されている就業規則

 これらのサイトで発見できる就業規則とは、ほとんどが、どこかのブログやHPか、労務専門の情報サイトかと思います。もちろん、参考にするのはかまいません。

 

しかし、そのまま御社に活用するのは禁物です。というか活用しにくいのです。ここでいう活用とは、出来事や事実に対してあてはめようとすることを言っています。貴社のテーマで規定していないため、必要な規定がなかったり、規定はあっても規定内容が少し違っていたりなどします。

 

これでは、スムーズなあてはめ、いわゆる就業規則のスムーズな運用ができないのです。活用しにくいからといって、出来事の後に修正しても、出来事発生時に存在していた規定が適用になる点で、不利になることもあります。

 

まず、専門あるいは専門家のサイトで、タダで御社にあった内容を公開しているはずがありません(そもそも御社をまったく知らないのですから)。

次に、最低限の雛型レベルでしかなく、決して十分なものではありません(「十分なもの」とは、なんでも細かく詰め込んでいるという意味ではありません)。

端的に言えば、雛型レベルの就業規則とは、どの業種・規模の企業にも共通で使える内容が多い「型」を意味するもので、ということは、御社独自で必要な「型」「内容」等になっていないということです。

 

ならば、最低限のひな形レベルでいいではないか。しかし、それでは、行政や従業員との主張の食い違い、ルールの確認、従業員の不信感、法的トラブル、雇用契約上のもめごと等に対応できないのです。

何か問題となって、条項をあてはめようとしたら、規定されていない、規定内容が不十分、規定の仕方がどうとでもかいしゃくできるような抽象的、規定内容が古い・・・などから、「何でちゃんと規定しておかない!」となってももう間に合いません。

 

就業規則を含め労務は、何も事が起きていない平和な状況の時に、作成・構築・見直し・整備などを行っておくことが大切です。

 

3 自社で作った就業規則でいいではないか

 悪いとはいいません。しかし、独自に作成した就業規則をよく見かけますが、次のような点で問題が見られます。

 

・規定してはいけない内容が規定されている。

・規定していい内容だが、内容に合理性がなく、いざというときにその規定の効果が否定されると考えられる。

・御社の実態を具にみると、必要な規程や規定があるが、作成されていない。

・服務規定、懲罰規定、解雇理由などの内容の中に、御社に合っていないものが何割か存在している、あるいは、欠如している。

・休職・復職規定の休職期間の長さや復職の手続き等の内容に不適切な点が見られる。

・退職手続に関する規定の内容が不適切である(これは以下のようなものですが、非常に多く見ます)。

 例)自己都合退職の場合は退職日の2週間前までに退職願を出すこと。

 例)自己都合で退職する場合は、会社の承諾を必要とする。

・ハラスメント関連規定がまったくない、内容が希薄、あるいは、セクハラ規定しかない。

・「内規」の取扱いが不適切になっている。

・規定内容をみると、労働基準法に合っている規定は見られるが、労働基準監督署の話を聞いただけで作成しているためか、他の規定内容は、法的に(たとえば、民法や労働契約法等との関係で)問題がある内容になっている。これは、労働基準監督署は、労働契約法や民法に基づいた助言をしないため(労基署の業務として扱う法律ではない)労基法のみで言ってことが原因です。ここに大きなリスクは生じます。

・従業員に疑問が浮上した際に、説明として通用する内容になっていない部分が見られる。

・就業規則本則だけでも条文が150条もあり、何でも守らせようとやたら細かく規定している。

・いざというときにあてがいやすいようにとの思いの表れか、曖昧な表現を使い、明確に規定いているとは言えないか、あるいは、規定しているとはいえない規定になっている。

 

このような就業規則になってしまう要因は、なんとかお金をかけずに作成したいとの思いから、亜流我流に作ってしまったことにあるかと思います。結果、トラブルや行政対応の際に、対抗できる有効な就業規則でないものとなっているケースがたくさん見られます。

 

4 9人以下は就業規則はなくてもいいじゃないか

 労基法の作成・届出の要件から外れるのだから、就業規則なんていうめんどうなものなくても違法じゃないし、気にしない。

        ↓

ほんとうに、なくてもいいのでしょうか?

 

 

たとえば、従業員8人の企業Y1でAさんを解雇する場合の解雇理由、従業員40人の企業Y2でCさんを解雇する場合の解雇理由、Y1とY2で企業規模と対象とする従業員は異なりますが、各企業それぞれの解雇理由を特定して通知しなければならないのは同じであり、違いはありません。

 

つまり、Y1企業では、9人以下のため、労基法上の就業規則の作成・届出の義務が課せられていないというだけなのです。そのことで、Y1企業が、いかなる理由によってもAさんを解雇できるわけではないのです。

 

であるならば、Y1企業でも、常日頃から取り決めをしておくべきなのです。取り決めたものが就業規則であり、取り決めて体系的に整理する媒体は、現状、就業規則が最も適しています。解雇理由だけをペーパー化しておくことなどしないと考えられます。

       ⇓

よって、従業員(親族を除く)を1人でも雇用したら、就業規則の作成だけでも考えるべきかと思います。

解雇の例で示しましたが、退職の手続き、労働時間、休み、休憩、賃金などのことでも同様なのです。

 

Y1企業のように、8人の中の1人でも、Y2企業のように40人の中の1人でも、対象従業員に、決めた通りあてはめる作業は同じだというわけです。そもそも、労基法が10人という数値で一つの規模区分けを便宜上しているだけで、実際の労務実務は、8人、9人、10人、11人などの人数でなにも違いはありません。

 

もともと、就業規則は、作成・届に労基法の規定はありますが、労基法を守るために作成するのではりません。大義名分に触れれば、企業の労務を円滑にし、職場秩序を維持・向上させるためなのです。

 

就業規則は、今後、細かな変更はあっても、土台となる規定は、そう大きく変わることは少ないかと思います。そう考えますと、企業が作成するものとはいえ、従業員の労働に密接に関係する内容ばかりだということを踏まえますと、タダで一夜漬けのごとく整えるのではなく、専門家に依頼してしっかりしたものを作成してもらうことをお勧めしたいと思います。

 

重要な補足です。

就業規則は様々な労務の場面で影響してきますが、特に、懲戒解雇をする場合には、就業規則の懲戒解雇規定がなければ懲戒解雇ができません。企業に懲戒解雇をする権利がないのです。懲戒処分全体にも同じことが言えます。懲戒処分規定がなければ懲戒処分をする権利がありません。

 

あなどるなかれ就業規則。単なる紙切れではない就業規則。

 

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